Chockerande nyheten om att använda personlig e-post för företag

Bekvämligheten av att använda ett e-postkonto för alla dina personliga och företagets korrespondens är det ofta som driver människor att göra just detta. Fråga bara Hillary Clinton.

Men det kanske inte det smartaste att göra och här är varför.

1. anställd uppsägning

När en anställd lämnar företaget tillgång till din business e-postmeddelanden på sina e-postkonton går med det. Utan de e-postmeddelanden körs via servrarna har du inget sätt att veta vad som verkligen pågår. Allt du behöver är deras ord för det... och det kan inte vara tillräckligt.

2. record Retention riktlinjer

Anställda med personliga e-postkonton för företagets verksamhet är osannolikt att följa konsekvent protokoll när det gäller att spara eller ta bort affärsposter. Ta bort problematiska bevis är alltid värre än förklara det eftersom antagandet domstolar, inklusive domstolen av den allmänna opinionen, göra är att bevis som har tagits bort eftersom det skadligt. Det kallas negativa inferens regeln. Det är inte snyggt.

3. affärsposter

Företag har en frihetsberövande skyldighet att upprätthålla affärshandlingar. Om du inte har kontroll över dina poster eftersom de är i någon annans besittning har du ett problem. Det kan vara svårt att driva ditt företag effektivt om posterna inte är lättillgängligt. Det kan också göra försvara ditt företag svårt när de ombads att producera dokument som svar på en rättegång eller en begäran från en statlig myndighet, såsom IRS.

4. small Business Corporate Veil

Om du är en corporate business ägare som använder personlig e-post för företagets verksamhet du löper också risk att avsaknaden av avskildhet kan användas mot dig tillsammans med andra bevis att genomborra corporate slöjan och skapa personliga ansvar. Anledningen till att du har en corporation form av organisation är att skydda dig själv och din familj från business skulder. Skjuta hål i din corporate veil är detsamma som att skjuta dig själv i foten. Varför skulle du göra det?

Se: fyra sätt småföretagare sätta personlig rikedom riskerar

5. säkerhetsrisk

Individer behålla sällan internet trygghet så strikt som företag IT-avdelningen plus antalet apps på personliga enheter används för åtkomst till personlig e-ytterligare föreningar säkerhetsrisker eftersom nya apps särskilt är ökända för säkerhetshål. Allt detta innebär personliga e-postkonton är mer utsatta för dataintrång och värdefulla företagsinformation komma i orätta händer. Dessa upplysningar omfattar e-postmeddelanden som bifogade dokument som är sekretessbelagda.

Se: juridiska fallgropar av få enheten att arbeta

Slutsats

Kommunikation måste hanteras ur ett risk managementperspektiv. Det är inte bara vad du säger och hur du säger det längre. Idag är det också om vilket medium du använda för att säga det med. E-post är en viktig form av affärskommunikation och måste hanteras som en affärstillgång att undvika onödiga skulder.

• Relaterade Frågor

• Hur kan du få business kredit utan att använda personliga garantier?

  För att minska risken, är det viktigt att etablera business kredit skild från personliga kredit. Detta kan göras genom att erhålla en D & B D-U-N-S® nummer och skatt identification number (EIN) för ditt företag och använda dessa nummer för att skapa

• Är det rättvist att använda kunskap vi har i dag att fråga tuffa beslut gjorde för 50 år sedan på frågan om att använda atombomben i Japan?

  Nej, det är inte rättvist för "Monday-morning quarterback" detta beslut, och inte heller görs det även vanligt med mycket historiska riktigheten i kritiken!Atom bombningarna beslutet fattades mot bakgrund av den kända och upplevt under tiden för

• Är genetiskt modifierade livsmedel bättre att använda i Kanada?

  (Observera att frågan ber om ett yttrande, därför svaren nedan innehåller personliga vyer, inte saklig information.) Aldrig bättre Genmodifierade livsmedel genetiskt modifierade livsmedel är inte bättre för att använda i Kanada eller någonstans i vär

• Vad är några sätt att använda Excel?

  Det finns många användningsområden för Excel. Om du har nya sätt att använda Excel, Lägg till dina idéer här eller på diskussionssida.Här är några idéer:Skapa en favorit vänlista och anger antalet SMS-meddelanden du skickar dem varje månad. I slutet

• Vad är nackdelarna med att använda business kredit?

  När du startar ett nytt företag, kan det vara svårt att använda business kredit eftersom business kredit inte har ännu fastställas. För att minska risken, är det dock viktigt att hålla business kredit skild från personliga kredit. En av de bästa sätt

• Vad är poängen med att använda en fall-kontrollstudier studie?

  Poängen med att använda en fall-kontrollstudier studie är vanligtvis att identifiera faktorer som kan orsaka en sjukdom genom att jämföra människor med sjukdomen och människor som inte men dela gemensamma personliga drag.

• Vilka är de bästa vinerna att använda för matlagning?

  Det bästa vinet att använda för matlagning varierar på personlig smak. Många människor gillar att använda vitt eller rött vin när de lagar mat på grund av sötman i vinet.

• Det finns en statistik, när våra guld reserver kommer att användas?

  Det finns en statistik, när våra guld reserver kommer att användas? inte alltid så gå in på eller? Vad menar du?

• Är det straffbart om det fortsätter hans betalkort att använda?

  Är ett straffbart när det passerar på hans betalkort att använda och det är slående i butiken att det inte är kontohavaren när lönen är?

• Att använda kapital-bilda betalningar för återbetalning av krediten av fastigheter?

  För att använda ermögenswirksame tjänster för en real estate lån återbetalning eller är det inte möjligt?

• Att använda kapital-bilda betalningar för en inteckning?

  Är det att använda eventuella kapital-bilda utbetalningar av ränta och återbetalning av krediten av fastigheter? Vilka alternativ finns det?

• Vad gör du för att använda tillgodohavanden från Riestersparplan till återbetalningen av lån?

  Min far går i pension i mars 2010. Vad skall han göra för att använda tillgodohavanden från sin Banksparplan (Riester) för att betala av lånet? Där bör du vända?

• Vad gör jag om jag har donerat och jag vet nu att pengarna kommer att användas för något annat?

  Kan du göra något om det har lämnat in en donation nyligen för ett visst tillfälle och får nu veta att organisationen aldrig använde pengarna och används endast en liten del, och de flesta andra saker? Donationer rekryterare gav mig men försäkrade at

• IRS kan tvinga mig att använda vägtull tunnel?

  fa minskar min driven km eftersom teoretiskt kan jag använda en vägtull tunnel vilken tid men inte för mig betyder pengar besparingar

• Är överföring av tillgångar att använda dolda bidrag?

  Är överföring av tillgångar att använda dolda bidrag? Bara en förståelse problem: överföra tillgångar att använda även om ett avdrag enligt parterna kommit överens om skulle vara en dolda bidrag? IRS är just nu. Om inget värde har enats om, då kan ja

• Är det brukligt och lagligt att betala vägtull att använda en sökväg?

  Ska jag betala för att använda en liten del av den väg som leder till min tomt, är detta legit och hur högt den kan tillämpas?

• Hur stoppar du din flickvän från att använda ditt barn mot dig?

  Sluta låta henne göra dig känna sig skyldig. Ringa henne på det, när du inser vad hon gör tala om det för henne.Jag tror det beror på hennes ålder och mognad och hur hon känner om dig. Jag tycker du bör definitivt sitta henne och förklara sina känslo

• Fördelar och begränsningar med att använda modeller?

  Begränsningarna av modeller i vetenskap är att de inte visar du den faktiska sak, modeller är mycket olika.Fördelarna med att använda modeller är möjligheten att få empiriska data för några experiment som kan användas för att förutsäga fullt skalutsl

• En killes Guide till att använda en borste Dye

  De flesta experter bekant med den hår färg process kommer snabbt säga att ha en god förståelse för den hår färg processen är det första steget mot att få bra resultat. Och detta är ett viktigt steg, vad som också är viktigt är att veta hur att korrek