Hemligheten till Business filer du kan älska

Hemligheten till Business filer du kan älska

Har du någonsin har problem att hitta en fil på jobbet? Det är som att leta felplacerade nycklar. Det gör dig galen. Affärshandlingar, båda papperskopia och elektronisk, är nyckeln till dina affärsdata, information och företagshistoria. De är nödvändiga för en ordnad och smidig drift av ditt företag, och om du är stämd de är också nödvändigt att ditt försvar. Här är sju tips för att göra ditt eget arkiveringssystem fungerar bättre för dig.

1. utveckla en konsekvent filnamngivning och korsa referens protokoll

Det är alltid lättare att hitta något om du kommer ihåg vad det heter. Tyvärr, filer ibland får nick namn. Jag en gång arbetade på ett kontor där människor hålls hänvisar till "sputtering målfilen." Det var en produkt referens, inte det officiella namnet på filen, så när någon gick till filen rummet för att hämta det de kom upp tomhänt. Att undvika nick namn är en lösning. En annan är att korsa hänvisning nick namn i din elektronisk fil databas med det officiella namnet så att det fysiska exemplaret kan lokaliseras.

2. upprätta ett protokoll för att ta bort och skicka tillbaka filer

Att hitta en tom hängande filmapp i filen rum liknar att hitta ett mjölkpaket i kylskåp med 5 droppar mjölk kvar i den. Det är meningslöst. Om du är den enda fungerande på en fil och det säkras på kontoret tills du är är projektet avslutat, papperskopia filer bör kontrolleras in och ut som bibliotek böcker så att den fysiska platsen för en fil kan spåras.

3. kräver Version Control

Delade elektroniska filer erbjuder bekvämlighet; men de kan bidra till förvirring om det finns inget protokoll för versionskontroll. Tänk dig att upptäcka en timme innan ett viktigt möte att någon har uppdaterats ett dokument och sparade det på sin hårddisk medan du har just spenderat hela dagen redo för mötet med den gamla versionen. Det är inte trevligt. Grupper behöver regler för att spela rättvist.

4. har ett lätt att förstå rekord bevarandeprincip.

En effektiv politik berättar anställda vad affärshandlingar som de behöver för att hålla och hur länge de behöver för att hålla dem. Om politiken är alltför komplicerat ignoreras det. Resultatet blir antingen underlåtenhet eller overkill. Icke-överensstämmelse kan orsaka svårt att förklara luckor i posten om du är stämd. Overkill, öva av att hålla absolut allt, kan faktiskt öka kostnaden för en rättegång eftersom fler dokument måste nu ses över av advokater och paralegals. Ca-ching! Att veta hur och när lagligt rensa ut röran i dina filer kan spara tid och pengar.

5. anpassa politiken för att passa din företagskultur och lagen

Deklarationer och ekonomiska dokument har särskilda djurhållningsperioder som fastställts i lag. Andra typer av dokument gör också. Du vill kontrollera din post bevarandeprincip fångar alla rättsliga lagring krav gäller för din specifika bransch men balansera detta krav med att vara praktisk och användarvänlig. Fokus medarbetargrupper är ett bra sätt för att få insikt om vilka dokument som företaget skapar och tar emot. Feedback kan du skräddarsy din politik för att passa dina anställdas arbetsflöde. Var också noga med att inkludera din IT-avdelning. De sitter i toppen av din teknikinfrastruktur och kan hjälpa till att kartlägga den teknik och programvara som innehar nyckeln till att låsa upp gamla säkerhetskopiera filer och andra lagringsmedia.

6. utbilda dina anställda

Utbilda dina anställda om räckvidd och syftet med er politik. Att hjälpa dem att förstå resonemanget bakom de olika komponenterna i ditt dokument bevarandeprincip ger bättre att utföra sin viktiga roll i politikens framgång. Att veta vad man ska slänga och vad att hålla är en viktig del av utbildningen och inte nödvändigtvis kräver fysiska klassrum tid. Det kan göras med en serie videoklipp på företagets intranät.

7. omfatta tvister hålla utbildning

Alla anställda måste förstå vad en "litigation hold" betyder. En bevaras kräver alla handlingar som hör till passa bevaras tills ärendet är löst. Det åsidosätter bevarandeprincipen som dokument och bör utfärdas omedelbart efter din verksamhet har stämts, eller har hotats med kostym eller regeringen utredning. Underlåtenhet att följa en bevaras visat sig vara dödlig för premier redovisning fast Arthur Andersen efter en av dess partners hölls en Enron fil fragmentering parti när det fått besked om det var betvinga av en regering. Du vill inte att det ska hända dig.

Slutsats

Exakt, lätt att hitta information till hands skapar business filer kommer du att älska att arbeta med. Bra affär filer och en solid dokument bevarandeprincip också skyddar dina affärsdata och är en investering i den fortsatt framgång för ditt företag.

Se: för mer information om record retention praxis, se ARMA (tidigare känt som föreningen av posterna chefer och administratörer).