Vilka är några av de utmaningar som projektledare för ett utvecklingsprojekt system står inför?

Fem gemensamma projekt Management utmaningar

När det gäller att hantera projekt, finns det många utmaningar som projektledare, chefer för operationer, vice ordförandena för professionella tjänster, chief financial erbjuder, och andra Projektgruppsmedlemmar.
De fem vanligaste project management utmaningarna är:

  • Geografiskt spridda projektgrupper
  • Med verktyget fel för jobbet
  • Over bokade eller misskött resurser
  • Slöseri med tid söker project-dokument eller tillgångar
  • Spendera alltför mycket tid i statusmöten

1. geografiskt spridda projektgrupper
Hela projektgruppen tillhör ibland samma företag eller organisation, men de arbetar ofta från olika kontor inom USA eller globalt. Även om projektgruppen är på samma kontor, i dagens snabba ekonomi, behöver information passera så snabbt som möjligt, att göra en centraliserad project management programvarulösning absolut nödvändigt.
Ökningen av outsourcing arbete och offshore-utveckling fortsätter, måste projektledare och ledning synkronisera deras arbete över flera tidszoner. Så, när USA baserade laget går för att sova, och laget i Asien går till jobbet, de kan logga in till lösningen för webbaserat projekt att visa deras projekt, resurs- och status. Företag att hantera asynkrona processen väl briljera jämfört med sina konkurrenter.
2. med hjälp av fel verktyget för jobbet
Många företag försöker hantera projekt med hjälp av desktop programvara som Microsoft Project och Microsoft Excel. Den största utmaningen med att använda desktopen mjukvaran för att hantera projekt är att dessa program inte var avsedda för samarbete mellan flera parter. I värsta fall delas filen via e-post filen till alla parter i laget. I bästa fall filen kan bokföras på ett nätverk eller på ett extranet och delade därifrån.
Ett typiskt scenario som uppstår från att använda desktop programvara för projektledning är filen "versionskontroll." Till exempel kan projektledare maila en Microsoft Project-fil om du vill dela information om projektet till laget. Om filen uppdateras ofta, kan då det ofta vara förvirrande om vilken version av projektet är den senaste. Många gånger kommer projektledaren kommer att samtala med en verkställande om ett projekt och tjugo minuter in i samtalet tycker att de är båda visning två olika versioner av projektet.
3. över bokade och misskött resurser
Projektgrupper klagar ofta över att de inte har korrekt eller aktuell information om sina resurser och vad de arbetar med. Många projektgrupper har större efterfrågan för projekt än de har gruppmedlemmarna att genomföra projekten. Många projektgrupper lösa denna utmaning med en kombination av möten och Excel eller Microsoft Project.
Projektledare skrivbordet mjukvara kan dock ha en utmanande tid att förstå hur mycket arbete varje resurs har fördelats på alla projekt. Ett allmänt uttalade problem är att projekten tidsfrister förlängs utöver en acceptabel tidsrymd, så många projektledare överge använder resursutjämning funktionalitet. Om resursallokering är ett problem, så en anständig Mid-Market eller high end-lösning kan vara de enda alternativen.
4. slösa tid letar efter projektdokument och tillgångar
Projektet tillgångar kan inkludera räckvidd projektdokument, risk listor, frågor, filer, e-post och slutprodukter, för att nämna några. Mest projektteam delar filer i nätverk. Utmaningen med ens de bästa fil lagring systemen i det interna nätverket är att gruppmedlemmarna fortfarande klagar att de inte kan hitta kritiska dokument. Det är bara alltför lätt att glömma där tillgångar och filer är om inte de ofta används.
Ett annat problem med lagring av filer är att många av inblandade i ett projekt finns utanför nätverket och kan inte komma åt dessa filer. Många organisationer tillåter inte tredje part till VPN till sitt nätverk av säkerhetsskäl. Detta innebär att projektledaren måste tillgripa e-posta dessa tillgångar till dessa externa gruppmedlemmar, vilket återigen kan resultera i version kontroll problemet tidigare sade.
5. spendera alltför mycket tid i statusmöten
Många Projektgruppsmedlemmar klagar spendera alltför mycket tid i möten för att uppdatera projektstatus. Ingen lösning kommer någonsin att ersätta behovet av mänsklig kommunikation och möten. Men tala många lag om slösar bort alltför mycket tid i möten där alla går runt i rummet och uppdaterar projektledaren på sina uppdrag. Detta är ett mycket traditionellt sätt att få statusuppdateringar.
En annan gemensam modell för att uppdatera projektstatus är projektledaren frågar varje gruppmedlem individuellt var deras uppgifter står. Problemet med denna modell är att projektledaren blir en glorifierad administratör, och tillbringar tid uppdaterar Microsoft Project-fil eller Excel-fil. Projektledare kan istället hantera fler projekt eller funderar på högre nivå projekt oro.
Du behöver en Web-baserad lösning
Naturligtvis, det finns många fler projekt management utmaningar än angivna här. Dessa är dock vanligast röst av lag från en myriad av industrier. Om du upplever en eller flera av dessa utmaningar, kan sedan ditt team behöva genomföra ett projekt programvarusystem.
En lösning för projekt som är 100% webbaserat löser dessa frågor genom att låta projektledarna och deras teammedlemmar tillgång till projektet information från alla webbläsare i världen, när som helst på dagen eller natten. Projektinformationen är centraliserad i en databas och postat i realtid, säkerställa att alla projekt medlemmar och bolagsledningen kan visa den senaste informationen om projektet.
Alla ovan nämnda utmaningar, och vissa inte ens noterade, kan hanteras snabbt och enkelt genom att genomföra ett webbaserat projekt företagsledning mjukvaran. Göra dessa frågor till det förgångna och börja arbeta smartare mot framtiden.